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Politique de confidentialité

Qui est responsable

Pour les données des professionnels qui utilisent Ramonia et des visiteurs du site, le responsable de traitement est Léo Al Hallak, dit Léo Hallak, entrepreneur individuel (AI Solutions) (SIRET 992 176 263 00018), joignable à bonjour@ramonia.pro.

Pour les données des clients d'un ramoneur (coordonnées, appareils, interventions, attestations, factures, appels reçus par sa secrétaire vocale), le responsable de traitement est le ramoneur. Ramonia les traite pour son compte, en tant que sous-traitant, dans les conditions prévues par les conditions générales.

Données traitées

  • Compte du professionnel : nom, entreprise, SIRET, adresse, téléphone, email, assurance, qualification, tarifs.
  • Clients du professionnel : nom, téléphone, email, adresse d'intervention, appareils et conduits, interventions, photos, attestations, factures et relances.
  • Signature du client, tracée au doigt sur l'écran : elle reste sur l'appareil du professionnel et n'est pas stockée sur nos serveurs. Elle figure seulement dans le PDF de l'attestation envoyé au client.
  • Secrétaire vocale : numéro de l'appelant, transcription et résumé de sa demande, rendez-vous pris.
  • Lecture par photo, si le professionnel l'utilise : photo d'une page de son carnet papier (noms, adresses, téléphones, appareils et dates de ramonage de ses clients) ou de la plaque d'un appareil (marque, modèle, puissance, numéro de série). Aucune donnée biométrique.
  • Accès secrétariat, si le professionnel invite une personne (assistante, conjoint) : son nom, son adresse email, ses appareils connectés et un journal de ses actions dans l'application (par exemple « a enregistré 2 fiches clients »), visible du professionnel. Elle en est informée par l'invitation, avant d'accepter.
  • Demande de rappel (formulaire « Être rappelé » de l'accueil) : prénom, téléphone et nombre approximatif de clients, envoyés par email à Léo Hallak pour vous rappeler. Rien n'est gardé dans la base de Ramonia.
  • Appel de démonstration de la secrétaire (formulaire de la page démo de la secrétaire vocale) : prénom, portable, nom de l'entreprise (ville et prestations si données), heure de la demande, page et lien d'arrivée, texte accepté en cliquant, puis le déroulé de l'appel (durée, transcription, résumé, ce qui a été essayé) et, si vous en prenez un, le rendez-vous avec Léo Hallak. Détail ci-dessous.
  • Abonnement : géré par Stripe. Ramonia ne voit jamais le numéro de carte bancaire.
  • Connexion avec Google et Google Agenda, si le professionnel les active : nom et email du compte Google, rendez-vous ajoutés à son agenda. Les jetons d'accès restent sur son appareil.

Finalités et bases légales

  • Fournir le service : planning, interventions, attestations de ramonage et d'entretien, factures, relances, page de réservation, secrétaire vocale, reprise du carnet papier et des plaques d'appareil par photo, envoi des documents aux clients (exécution du contrat, article 6.1.b du RGPD).
  • Facturer l'abonnement Ramonia (obligation légale, article 6.1.c).
  • Rappeler un professionnel qui le demande par le formulaire « Être rappelé » (mesures précontractuelles prises à sa demande, article 6.1.b).
  • Vous appeler pour vous faire essayer la secrétaire, puis vous recontacter à ce numéro (votre consentement, article 6.1.a), détail ci-dessous.
  • Présenter Ramonia à des ramoneurs professionnels par SMS et savoir qui s'y intéresse (intérêt légitime, article 6.1.f), détail ci-dessous.
  • Mesurer l'audience du site, assurer sa sécurité et limiter les abus (intérêt légitime, article 6.1.f).

Prospection par SMS

Ramonia écrit par SMS à des ramoneurs professionnels pour leur présenter le logiciel. Le numéro utilisé est un numéro professionnel publié par l'entreprise elle-même, sur son site ou dans un annuaire public de professionnels.

Chaque SMS porte un lien personnel, de la forme ramonia.pro/s/<code>. Le code ne contient ni nom ni numéro : il indique la région et la version du message, plus trois caractères tirés au hasard. La correspondance entre un code et une entreprise est tenue par Léo Hallak dans ses dossiers de travail, pas dans la base de Ramonia. Ce lien permet de savoir si son destinataire a ouvert la page, s'il a ouvert la page de démonstration de la secrétaire (et, quand un enregistrement y figure, s'il l'a écouté) et s'il a créé un compte (le code est alors rangé sur sa fiche).

Base légale : l'intérêt légitime de Ramonia à faire connaître son service (article 6.1.f du RGPD). Entre professionnels, la prospection par SMS est permise sans accord préalable quand le message porte sur le métier du destinataire et lui permet de s'y opposer (article L34-5 du code des postes et des communications électroniques ; CNIL, « La prospection commerciale par SMS/MMS »).

Durée de conservation : les visites, écoutes et inscriptions liées au code suivent la mesure d'audience (25 mois au plus) ; le lien entre le code et l'entreprise et nos échanges sont gardés 3 ans au plus après le dernier contact venant de vous, puis rendus anonymes.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment : répondez simplement « non » au SMS, ou écrivez à bonjour@ramonia.pro. Vous ne recevez plus aucun message, et votre numéro est gardé seulement dans une liste d'exclusion, pour ne plus jamais vous écrire. La même adresse sert à demander l'accès à vos données ou leur effacement.

Appel de démonstration de la secrétaire

Sur la page de démonstration de la secrétaire vocale (et dans le même encadré de l'accueil), vous laissez votre prénom, un portable français et le nom de votre entreprise, et si vous le voulez votre ville et vos prestations. Il n'y a pas de case à cocher : une ligne sous le bouton dit ce que vous acceptez en cliquant. Selon l'état de la page, deux cas :

  • la secrétaire vous appelle tout de suite : « En cliquant, vous acceptez d'être appelé maintenant par la secrétaire de démonstration. Vous acceptez également les conditions » (cette section) ;
  • les appels automatiques sont coupés : « En cliquant, vous acceptez d'être rappelé à ce numéro pour tester la secrétaire de démonstration. Vous acceptez également les conditions ». C'est alors Léo Hallak lui-même qui vous rappelle ; la secrétaire n'appelle personne.

Finalités et bases légales : vous faire essayer la secrétaire au téléphone, à votre nom (un seul appel, 3 minutes au plus, aucun vrai rendez-vous de ramonage n'est créé et aucun SMS n'est envoyé pendant l'essai) : c'est vous qui le demandez en cliquant (article 6.1.b du RGPD, mesure prise à votre demande). Puis vous recontacter au sujet de Ramonia : la page s'adresse à des professionnels, ce recontact repose sur l'intérêt légitime de Léo Hallak à présenter son logiciel à un professionnel qui vient de l'essayer (article 6.1.f), avec cette information et une opposition simple (ci-dessous). Ce recontact peut être un appel de Léo Hallak ou, une seule fois, 24 à 72 heures après votre demande, un SMS avec une offre (−50 % le premier mois) ; chaque SMS indique comment ne plus en recevoir (STOP au numéro indiqué). Rien ne part sans le clic sur le bouton.

Données : votre prénom, votre numéro, le nom de votre entreprise (et votre ville et vos prestations si vous les avez données), l'heure de la demande, la page et le lien par lequel vous êtes arrivé, le texte exact que vous avez accepté, sa version et l'heure de votre accord, puis le déroulé de l'appel (durée, transcription et résumé de la conversation, ce que vous avez essayé). Le nom de votre entreprise, votre ville et vos prestations servent seulement à faire jouer à la secrétaire le rôle de la vôtre : elle les dit à voix haute. La conversation est transcrite et transmise à Léo Hallak. Ces données sont gardées dans la base de Ramonia, dans le journal des appels de la fiche de démonstration, et envoyées par email à Léo Hallak (l'accord y figure aussi). Le prénom que vous saisissez n'est jamais prononcé pendant l'appel.

Rendez-vous avec Léo Hallak : à la fin de l'appel, ou si vous appelez le numéro de démonstration pour en savoir plus sur Ramonia, la secrétaire peut vous proposer un rendez-vous téléphonique de 15 minutes avec Léo Hallak. Si vous l'acceptez et choisissez l'heure, elle le pose dans son agenda Google (prénom, entreprise, portable, sujet, identifiant de l'appel) et il vous appelle à cette heure-là. Base légale : votre demande (article 6.1.b). Aucune invitation ne vous est envoyée.

Prestataires de l'appel : Twilio passe l'appel, transforme votre voix en texte (reconnaissance de la parole par Google ou par Deepgram, selon le réglage de l'appel) et fait dire la réponse par une voix de synthèse (ElevenLabs) ; le texte de la conversation est traité par le modèle de langage d'OpenAI, par l'intermédiaire d'un serveur de Ramonia hébergé chez Hostinger, en France, qui ne garde pas la conversation. Ce sont les mêmes prestataires que pour la secrétaire des ramoneurs ; l'audio n'est pas enregistré.

Contre les abus : un appel par numéro et par jour, portables français de métropole seulement, un nombre limité d'appels par jour et par connexion (empreinte d'adresse IP, supprimée au plus tard le lendemain), et la première phrase de l'appel dit qu'il a été demandé sur ramonia.pro.

Durée de conservation : aucune suppression automatique n'est en place. Ces données restent dans le journal tant que vous n'en demandez pas l'anonymisation, que Léo Hallak fait à la main sur votre demande, par un email à bonjour@ramonia.pro. Le numéro de qui refuse les appels reste dans une liste d'exclusion, pour ne plus jamais l'appeler.

Opposition : si vous n'avez pas demandé cet appel, ou si vous ne voulez plus être appelé, dites-le simplement à la secrétaire pendant l'appel : votre numéro n'est plus jamais appelé et il est gardé seulement pour cela. Si l'enregistrement de votre refus échoue, la secrétaire vous le dit et Léo Hallak en est prévenu par message. Vous pouvez aussi écrire à bonjour@ramonia.pro : Léo Hallak note lui-même votre refus. La même adresse sert à demander l'accès à vos données ou leur effacement.

Sous-traitants

  • Vercel Inc. (États-Unis) : hébergement du site et de l'application, exécutée dans la région de Paris.
  • Supabase Inc. : base de données et photos d'intervention, stockées dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne).
  • Brevo (France) : envoi des emails (attestations, factures, relances, demandes d'avis) et des SMS.
  • Stripe : paiement des abonnements Ramonia.
  • Google : connexion avec Google et ajout des rendez-vous dans Google Agenda, si le professionnel les active ; agenda de Léo Hallak, où la secrétaire pose les rendez-vous de 15 minutes pris avec lui.
  • Twilio Inc. (États-Unis) : téléphonie de la secrétaire vocale (numéro dédié, réception et transfert des appels, appel de démonstration demandé sur le site), reconnaissance de la parole et voix de l'assistante. Pour ces deux dernières, Twilio s'appuie sur ses propres sous-traitants : Google ou Deepgram pour la reconnaissance de la parole (selon le réglage de l'appel, Deepgram étant celui des réglages rapides, utilisés notamment pour l'appel de démonstration) et ElevenLabs pour la voix. L'audio des appels n'est pas enregistré.
  • OpenAI (États-Unis) : modèle de langage qui rédige les réponses de l'assistante et le résumé de l'appel, à partir du texte de la conversation. Ces textes ne servent pas à entraîner ses modèles.
  • OpenAI (États-Unis) : lecture des photos de carnet papier et de plaque d'appareil, pour proposer des fiches clients et des fiches appareil que le professionnel relit et valide avant tout enregistrement. Ramonia ne garde pas la photo sur ses serveurs. OpenAI ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles et l'efface au plus tard 30 jours après, délai qu'il garde contre les abus.
  • Hostinger (serveur en France) : serveur de Ramonia qui relie l'appel au modèle de langage pendant la conversation, sans rien conserver.

Notifications : si le professionnel active les notifications de l'application sur un appareil, Ramonia enregistre l'adresse technique d'envoi que son navigateur lui donne, chez le service de notifications du fabricant (Apple, Google, Mozilla ou Microsoft), avec le type d'appareil. Le contenu des notifications (par exemple le nom et le téléphone d'un client qui a appelé la secrétaire) passe par ce service chiffré de bout en bout : il ne peut pas le lire. L'adresse est effacée quand le professionnel désactive les notifications, quand le service la déclare expirée, ou avec le compte.

Service technique appelé sans compte : la Géoplateforme de l'IGN (localisation des adresses d'intervention, fond de carte Plan IGN, tracé et temps de route des itinéraires de tournée, à partir des seules coordonnées du départ et des arrêts).

Chaque sous-traitant est lié par un accord de traitement des données conforme au RGPD. Pour ceux établis aux États-Unis, les transferts sont encadrés par les garanties du RGPD : décision d'adéquation du 10 juillet 2023 (Data Privacy Framework) pour les entreprises certifiées, ou clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Durée de conservation

  • Données du compte et de l'activité : tant que le compte existe. « Supprimer mon compte », dans le menu Plus de l'application, efface de nos serveurs la fiche, les clients, les interventions, les attestations, les factures, les relances, les appels et les photos, et résilie l'abonnement.
  • Appels de la secrétaire vocale : la transcription et le résumé restent dans le journal du professionnel tant que le compte existe. OpenAI garde les textes échangés 30 jours au plus, pour la prévention des abus. L'audio des appels n'est pas enregistré.
  • Photos de carnet et de plaque : jamais gardées sur les serveurs de Ramonia. Sur le téléphone du professionnel, la photo d'une page est effacée dès que toutes ses fiches sont vérifiées ; chez OpenAI, 30 jours au plus.
  • Accès secrétariat : le nom, l'email et le journal de la personne invitée restent tant que le compte existe ; retirer l'accès coupe aussitôt toute lecture, ses appareils déposent pendant 72 h au plus ce qu'ils n'avaient pas encore envoyé, puis se vident. Elle peut demander l'effacement de ses données au professionnel ou à bonjour@ramonia.pro.
  • Factures de l'abonnement Ramonia : 10 ans (obligation comptable).
  • Mesure d'audience : 25 mois au plus (détail ci-dessous).
  • Prospection par SMS et demandes de rappel : 3 ans au plus après le dernier contact venant de vous, puis rendus anonymes. Le numéro de qui refuse nos messages reste dans une liste d'exclusion, pour ne plus jamais lui écrire.
  • Appels de démonstration : aucune suppression automatique. Prénom, numéro, accord, transcription et résumé restent dans le journal des appels de la fiche de démonstration jusqu'à votre demande d'anonymisation, faite à la main (détail ci-dessus). Le numéro de qui refuse les appels reste dans une liste d'exclusion.
  • Empreinte d'adresse IP utilisée contre les abus : supprimée au plus tard le lendemain.

Le professionnel reste tenu de conserver ses propres documents : au moins deux ans pour une attestation de ramonage, dix ans pour une facture. « Exporter mes données », dans le menu Plus, lui en donne une copie à tout moment.

Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accès à vos données
  • Droit de rectification
  • Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)
  • Droit à la portabilité
  • Droit d'opposition et de limitation du traitement

Pour exercer ces droits, écrivez à bonjour@ramonia.pro. Si vous êtes le client d'un ramoneur, vous pouvez aussi vous adresser directement à lui.

En cas de désaccord, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr

Cookies et traceurs

Ramonia n'utilise aucun cookie tiers et aucun outil de tracking publicitaire.

Sur l'appareil du professionnel, l'application garde ses données de travail (IndexedDB) pour fonctionner sans réseau, et une copie de ses pages pour s'ouvrir hors connexion. Elle garde aussi quelques réglages dans le navigateur (localStorage), notamment : les positions des adresses déjà localisées, la date de fin de l'essai et de la dernière vérification de l'abonnement, le refus de l'invite d'installation, et, pour tout visiteur du site, l'identifiant de mesure d'audience et le choix de s'y opposer, décrits ci-dessous. Rien de cela n'est lu par un autre site.

Pour mesurer l'audience de son site, Ramonia s'appuie sur une solution de statistiques interne, hébergée dans l'Union européenne, sans aucun outil tiers. Sont mesurés : les pages vues, les clics, la profondeur de lecture, le temps passé, le site d'où vous venez, la vitesse d'affichage, les erreurs techniques, ainsi que le type d'appareil, le navigateur, le système, la langue et la largeur d'écran. Aucune adresse IP n'est conservée par cette mesure (seuls le pays et la ville sont déduits, puis l'IP est écartée) et aucun recoupement n'est fait avec d'autres sites.

Pour savoir si un visiteur revient, un identifiant aléatoire est enregistré dans votre navigateur (localStorage). Il expire 13 mois après sa création, sans être prolongé, et ne sert qu'à cette mesure. Les données de mesure sont conservées 25 mois au maximum. Ce dispositif suit les conditions de la CNIL pour la mesure d'audience exemptée de consentement, et vous pouvez vous y opposer à tout moment :

Sécurité

Pour limiter les abus (créations de compte en masse, réservations ou requêtes répétées), Ramonia compte les demandes par adresse IP sous la forme d'une empreinte pseudonyme : l'adresse elle-même n'est jamais enregistrée, et l'empreinte est supprimée au plus tard le lendemain.