Secrétaire IA pour ramoneur : ce que fait la secrétaire vocale quand vous êtes sur le toit

Secrétaire IA, secrétaire virtuelle, standard IA : de quoi parle-t-on ?

Une secrétaire IA, qu'on appelle aussi assistant vocal, agent vocal IA ou standard téléphonique IA, est un logiciel qui répond lui-même au téléphone, comprend la demande et agit : il prend un rendez-vous, note un message, signale une urgence. Une « secrétaire virtuelle » désigne souvent autre chose : une personne qui travaille à distance, payée à l'heure ou à l'appel. Une secrétaire IA généraliste doit être reliée à votre agenda et ne fait pas l'attestation de ramonage. Celle de Ramonia est dans votre logiciel de ramonage : le rendez-vous qu'elle pose arrive dans votre planning avec le nom, l'adresse et l'appareil du client, et l'intervention qui suit se termine par l'attestation.

Depuis le 2 août 2026, le règlement européen sur l'intelligence artificielle est applicable, avec ses règles de transparence : la personne qui appelle doit savoir qu'elle parle à une machine (Commission européenne, page mise à jour le 19 octobre 2026). L'assistant Ramonia le dit dès son message d'accueil ; par défaut : « Bonjour, vous êtes en relation avec l'assistant de [votre entreprise]. Je suis un assistant virtuel qui va prendre votre demande. »

Le parcours d'un appel, étape par étape

En clair : le client appelle, vous ne décrochez pas, l'appel est renvoyé après 3 ou 4 sonneries vers l'assistant Ramonia, qui se présente comme un assistant virtuel, comprend la demande et, selon le cas, prend le rendez-vous dans votre planning et le confirme par SMS, vous prévient d'une urgence ou note la demande. Vous lisez le résumé à la pause. 200 minutes d'appels par mois sont comprises dans l'abonnement Pro.

1. Le client appelle votre numéro, votre portable avec un renvoi d'appel, ou un numéro dédié.
2. Vous êtes sur le toit et ne décrochez pas.
3. Après 3 ou 4 sonneries, l'appel est renvoyé vers l'assistant Ramonia, qui se présente comme un assistant virtuel avec le message d'accueil de votre entreprise.
4. Il qualifie la demande : entretien annuel, débistrage, problème de tirage, urgence ; nom, adresse complète, type d'appareil (poêle à bois ou à granulés, insert, cheminée à foyer ouvert, chaudière).
5. Selon la demande : rendez-vous pris dans votre planning puis SMS de confirmation au client ; urgence signalée tout de suite ; demande de devis ou autre demande notée, avec la fiche du client.
6. À la pause, vous lisez le résumé des appels dans Ramonia.

Pour l'entendre décrocher : faites-vous appeler par la secrétaire de démonstration, à votre nom ; vous jouez un de vos clients (rendez-vous de ramonage, urgence, demande de prix).

Le soir : les appels à rappeler

Dans l'écran Appels, « À rappeler ce soir » range les appels de la journée par priorité : urgence, rendez-vous à confirmer, demande de prix, message, question. Chacun a son résumé et, quand l'adresse le permet, le créneau à proposer en premier, un jour où vous êtes déjà dans le secteur. D'un geste, vous confirmez (le SMS de confirmation part au client), vous rappelez ou vous classez. Si vous préférez valider chaque rendez-vous vous-même, activez « Je valide avant confirmation » : la secrétaire dit alors au client que vous le recontactez pour confirmer.

Ce qu'elle sait du métier

L'assistant connaît la différence entre un ramonage (nettoyage mécanique du conduit), un débistrage (retrait du bistre, plus lourd) et un tubage (des travaux, pas un entretien). Il distingue un poêle à bois, un poêle à granulés, une cheminée à foyer ouvert, un insert et une chaudière. Il peut donner les fourchettes de prix que vous avez fixées, sans jamais promettre un prix ferme, et reformule toujours l'adresse et le créneau avant de confirmer.

Les urgences

Feu de cheminée en cours, forte odeur de gaz, suspicion d'intoxication au monoxyde de carbone : l'assistant conseille d'abord d'appeler les pompiers (18) ou le 112. Ensuite, selon votre réglage, il vous transfère l'appel sur votre portable, ou prend les coordonnées et note un rappel prioritaire.

Ce qu'elle ne fait pas

• Elle ne remplace pas votre diagnostic : une question technique (quel tubage pour ce conduit ?) est notée pour que vous rappeliez.
• Elle ne propose de rendez-vous que pendant vos horaires de travail, même si le client appelle le soir.
• Elle ne donne pas de prix ferme : seulement les fourchettes que vous avez indiquées.

Ce que vous réglez une fois

• Le renvoi d'appel sur non-réponse depuis votre portable, ou un numéro dédié.
• Vos horaires de travail, vos fourchettes de tarifs, le message d'accueil.
• Le comportement en cas d'urgence : transfert sur votre portable ou rappel prioritaire.

Ce que vous coûtent les appels manqués, avec vos chiffres

Faites le calcul avec vos propres chiffres : nombre d'appels manqués par semaine, multiplié par la part de ces appels qui auraient abouti à un rendez-vous, multiplié par le prix de votre intervention. Exemple fictif : 3 appels manqués, 1 sur 2 qui aurait réservé, 80 € l'intervention, soit 120 € par semaine en saison, sans compter le client des années suivantes. La méthode détaillée est dans notre article sur les appels manqués du ramoneur.

Les autres façons de ne plus rater d'appels (répondeur, renvoi, télésecrétariat, standard IA généraliste) sont comparées dans l'article secrétaire téléphonique automatique pour ramoneur.